Atelier ArtWood est un constructeur de maisons bois 100% biosourcées, écologiques et bas carbone. En tout début 2020, il ont décidé de s’équiper de Clovis et aujourd’hui, ils nous partagent leur retour d’expérience. Entretien avec Laurent Roubinet, PDG d’Atelier ArtWood.

Quel est votre métier, quels sont vos principaux enjeux ?

Chez Atelier ArtWood, nous maîtrisons toutes les formes de construction bois : montage de maison écologique à ossature bois, extensions, menuiseries extérieures, toits plats, différents types d'aménagements extérieurs et intérieurs, ainsi que des travaux de charpente et couverture. Nos équipes interviennent en Gironde et dans les Landes.

Nous travaillons principalement avec :

• Le client final sur les projets résidentiels (aménagement extérieur et petites extensions).
• La maîtrise d’ouvrage ou le cabinet d’architecture suite à une demande de chiffrage. Puis nous nous chargeons de la réalisation et de la pose chez le client.

La grande différence organisationnelle entre les deux est la gestion de la relation avec le client.

Quelles étaient les problématiques identifiées avant de choisir Clovis ?

Historiquement, nous utilisons Toltech pour la facturation, mais concernant le suivi opérationnel des projets de construction, nous avions une multitude de discussions sur plusieurs canaux (e-mails, WhatsApp, SMS, etc.).

Il nous était donc difficile de gérer les tâches liées à plusieurs projets. Nous avions besoin de simplifier nos canaux de communication, de faciliter le partage de tous les documents et de pouvoir ajouter des prises de notes et des tâches, en temps réel, sur le terrain.

Comment avez-vous déployé Clovis au sein de vos équipes ?

Au lancement de la société, nous étions deux. Nous avons profité du confinement pour améliorer nos processus en déployant Clovis. Nous avons commencé par paramétrer les droits d’accès, l’arborescence documentaire et les projets.

Ensuite nous avons recruté, ce qui nous a conduits à affiner notre paramétrage des droits d’accès aux documents associés aux nouveaux utilisateurs. C’est à ce moment que nous avons créé des modèles de projet duplicables en un clic.

Depuis, nous organisons des points réguliers avec nos utilisateurs pour faire évoluer notre usage quotidien et nos processus dans Clovis. Sans compter l’aide des équipes de Clovis qui nous donnent de bons conseils au quotidien.

Le déploiement auprès des utilisateurs en quelques étapes :

1. Prise en main de la gestion documentaire (Boîte à plan et GED) pour centraliser tous nos documents et éviter la multitude de services de stockage en ligne.
2. Mise en place d’un planning et assignation des tâches sur les projets pour avoir une vision globale de toutes les tâches au format planning et Gantt.
3. Interaction et suivi des tâches en mobilité pour permettre à nos équipes sur le terrain de savoir en temps réel ce qui doit être fait.
4. Déploiement de la messagerie interne pour faciliter le suivi des échanges et disposer d'un historique exhaustif.

Quelle est la typologie d’utilisateurs au sein de l’Atelier ArtWood ?

Nous sommes deux administrateurs (moi et mon associé) et nous accédons à la totalité des données de notre compte. Nous avons également deux chefs d’équipe qui gèrent trois ouvriers chacun, et eux utilisent Clovis sur les chantiers. Dans ce cas, ils n’accèdent qu’aux chantiers sur lesquels ils interviennent.

Aussi nous faisons en sorte de centraliser nos documents commerciaux (devis, factures, documents techniques etc.) directement dans les dossiers du projet.

Nous avons commencé à donner un accès invité à certains clients pour qu’ils accèdent au suivi de chantier et aux différents documents et pour l’instant les retours sont très concluants !

Quels sont les résultats que vous avez obtenu grâce à Clovis ?

Nous gagnons un temps fou en simplifiant notre quotidien !

Il n’y a plus d’oublis et la centralisation de nos informations nous décharge d’un poids administratif considérable.

L’objectif zéro papier est atteint et la dynamique de transition digitale est enclenchée.